Jag ska erkänna en sak – jag är en sucker för att testa nya appar och verktyg för att bli mer produktiv. Ibland hjälper de faktiskt, men oftast fungerar de inte så bra som önskat. Och i de allra flesta tillfällen faller det på att jag själv inte är strukturerad nog.
Det är kanske inte samhället i stort jag ska skylla på. Men det är något i samhället och i oss människor som gör oss benägna att gå för ”shiny objects” — det senaste heta — som om det som kommit är världens bästa sak som kommer revolutionera hur du arbetar och hur mycket du kommer få gjort.
Det är alltid nästa app eller gadget som kommer göra skillnaden i livet, och göra dig mer lyckad, framgångsrik, och produktiv.
Men tänk tillbaka på de alla gångerna du köpt något, bara för att kort tid senare upptäcka att du inte ens använt det. Och det var ändå något du tänkte kunde revolutionera hela ditt liv på ett eller annat sätt. Eller är det bara jag som gör så?
Produktivitetens sanna natur
Det är lätt att vilseleda sig själv med tanken på att en app, en viss journal, eller ett verktyg kommer hjälpa dig, och till och med förändra hur du arbetar. Men faktum är att det inte är så lätt — hade det varit det hade ingen någonsin haft problem med att vara produktiv.
Jag har fler personliga exempel än jag vill erkänna. Jag har köpt produktivitetsappar, jag har köpt pappers-journals, och till och med köpt reMarkable i hopp om att bli mer produktiv.
Och ja, till viss del har vissa saker hjälpt. Men det är inte som genom ett trollslag att de sakerna har fungerat.
Min reMarkable är ett bra exempel. Det är ett digital anteckningsblock, och i all sin enkelhet har den revolutionerat hur jag arbetar — eller åtminstone minskat antalet anteckningsblock jag behöver leta tillbaka i för att hitta en anteckning jag skrivit… i en av de där anteckningsböckerna… det var nog förra hösten, kan det vara det här blocket? Nej…
Så reMarkable var ett bra köp för mig. Men redan när du får den uppstår det första utmaningen som du faktiskt måste ta dig an.
Vilka mappar ska du skapa, vilka anteckningsblock ska läggas in i de olika mapparna?
Bygg en solid grund för din produktivitet
Strukturen är viktig, och det är helt upp till dig själv hur du gör det. Ingen app i världen kommer hjälpa dig strukturera saker på ett sätt som fungerar för dig. För det är väldigt personligt vad som funkar bäst för just dig.
Och det är just det som är problemet med att förlita sig på att en extern app ska hjälpa dig få ordning och reda och göra dig mer produktiv.
Istället är det viktigare att sätta en struktur för dig själv. Använd olika appar för all del — det gör jag också. Men som utgångspunkt kan och borde du hålla det avskalat, för olika verktyg kommer bara störa dig när du försöker organisera saker på ditt sätt.
Olika system du kan använda
Det finns såklart vissa riktlinjer, system och metoder som kan hjälpa dig få ordning på di produktivitet. För det mesta handlar det dock om allt annat än själva arbetet.
Planera och sätt av tid till dina prioriterad uppgifter
Planera din dag varje morgon (eller kvällen innan). För mig hjälper det att skriva ner alla uppgifter jag har och skapa prioriteringar runt de viktigaste. Därefter kommer nästa viktiga steg, att faktisk sätta av tid till dessa uppgifter.
Sätt fasta ramar för din tid
När du har dina dagsplan klar behöver du sätta fasta ramar runt tiden du lägger på olika saker. Det här hjälper dig med två saker:
- Det hindrar dig från att låta en uppgift som du inte hinner bli klar med gå ut över andra uppgifter. Är uppgiften för stor för att bli färdig under det tidsblocket du satt får du schemalägga det igen nästa dag.
- Det hjälper dig fokusera på den uppgiften, och bara den uppgiften, utan att låta dig distraheras av andra saker när du jobbar med den.
Skapa din egen produktivitetsplan — för dina mål
Genom att ta kontroll över din organisering och dina prioriteringar blir det lättare att forma ett system och en produktivitetsplan som passar för dig och dina ändamål.
Kom ihåg att det inte behöver vara perfekt från början. Det viktigaste är att börja på ett ställe. Med tiden kan du utveckla ditt system i takt med att du vill förändra det. Din situation kommer också förändras — du kommer inte vara på exakt samma ställe med exakt samma prioriteringar om två, tre, eller fem år.
Därför är det naturligt att också ditt produktivitetssystem utvecklas i takt med dig.
Använd appar och olika verktyg, absolut. Men kom ihåg att den verkliga kraften. din produtkivitet, den sitter i dig.
Så nästa gång du känner att pengarna sitter löst för att köpa ett nytt verktyg till din produktivitets-”stack” – börja med att fråga dig själv ”kommer jag verkligen använda detta, kommer det vara nyttigt för mig om en månad? Om ett år?”