person holding black and green compass pointing to west

Hemligheten bakom riktig produktivitet

Av
Rickard Göthlin

De flesta produktivitetstips handlar inte så mycket om själva produktiviteten. Istället handlar dem om effektivitet. Att få mer gjort på kortare tid. Och det är bra, så länge den effektiviteten för rätt saker framåt.

För att det ska göra det behöver du också veta vad som faktiskt är viktigt. Produktivitet handlar mer om att sätta upp den riktning vi vill gå i, och prioritera de saker som tar oss ditåt.

Många ville kanske sagt att det handlar om att sätta mål och jobba oss mot det. Men mål är bara till godo om systemet som tar oss till målet är satt upp på rätt sätt.

Så vi nöjer med att sätta upp en riktning. Och så prioriterar vi de saker som tar oss dit. Och arbetar oss sakta men säkert i den riktningen. Först då blir effektivitet intressant. Om vi har en tydlig riktning – kanske ett tydligt mål – och vet vilka saker som är viktigast att göra, då blir effektiviteten intressant.

Om inte det andra är på plats, tar effektiviteten oss framåt lika mycket som en hamster i ett hamsterhjul.

Med det sagt finns det ganska enkla saker du kan göra för att prioritera dina dagar och effektivisera ditt arbete.

Prioritera dina viktigaste uppgifter

Innan jag startar dagens arbete brukar jag sitta i 10–15 minuter och skriva en dagsplan. Det här är inte en ”att göra”-lista, utan är ett praktiskt arbetsblad för att rikta fokus till det viktigaste arbetet.

Jag använder numera en BestSelf Journal för att planera mina dagar, veckor och kvartal. Jag fastnade för den för att den hjälper mig skriva upp en längre kvartalsplan för mitt liv och de projekt jag vill prioritera. Från kvartalsplanen kan jag därefter planera mina veckor, och slutligen mina dagar baserat på de saker jag vill uppnå.

Att bara planera från dag till dag är en bra start. Och en kalender i tillägg kan strukturera uppgifter. Men att skaffa en längre tids översikt och skriva ner dina prioriteringar är det som faktiskt kommer ta ditt liv i den riktning du vill.

Gör andrahandsuppgifter efteråt

Din dag innehåller förmodligen inte bara tre viktiga saker att göra. Du har förmodligen mindre uppgifter som behöver bli gjort. De kan vara viktiga, men de borde inte ta din uppmärksamhet medan du jobbar på det som faktiskt tar saker framåt. Skriv ner dina andrahandsuppgifter – detta kan vara en typ av ”att göra”-lista. Ta sedan hand om dem efter att du tagit dina viktigaste saker framåt.

Ta bort distraktionerna

Ett av de största hoten mot vår produktivitet är att vi är fullständigt omringade av distraktioner. Det är framförallt mobiltelefonen, mejl och webbläsare med alltför många fanor uppe som tar uppmärksamheten.

Tänk dig att du jobbar bra med något, och så ser du i ögonvrån att mobilen lyser upp. Du slänger en blick på den, och ser att du fått ett sms. du tänker att du ska göra klart det du höll på med först. Men det kliar i fingrarna, och din nyfikenhet blir för stor. Så du tar upp telefonen och kollar meddelandet. Det var ingenting viktigt. Men istället för att lägga ner telefonen och börja arbeta igen så går du av vana in på Instagram och börjar scrolla lite. Plötsligt har 10 minuter gått.

Det är inte bara att 10 minuter har försvunnit. Problemet uppstår redan när du ser att du får en notifikation. Redan då kopplar du ur arbetsmodus och tappar fokus.

Det är så mycket bra fokus som försvinner på grund av att vi inte har ett system för att skärma oss från distraktionerna runt oss när vi ska fokusera. Eftersom de här distraktionerna inte bara sker en gång då och då, utan många gånger under en dag är det mycket tid och mycket uppmärksamhet som håller oss från att uppnå stora saker.

Nu kanske du säger att du behöver telefonen eller webbläsaren i ditt arbete. Så hur ska du då göra?

Du kan inte bara stänga av telefonen eller stänga ner mejlen eller webbläsaren. Men du kan sätta av tid för att lägga bort de sakerna. Jag har t. ex. ofta telefonen på ljud- och vibrationslös när jag ska göra viktigt arbete – som att skriva. Behöver du webbläsaren i jobbet så borde du i varje fall stänga alla fanor som inte har med den nuvarande uppgiften att göra.

Och när det kommer till mejl är det praktiskt att sätta av specifika tider under dagen då du kollar den. Före lunch och en halvtimme innan arbetsdagen är över, exempelvis. Om det är så att någon har ett väldigt brådskande ärende, ha ett autosvar där du berättar vilka tider du kollar mejlen, och att om det brådskar kan de ringa dig.

Om du låter mejl och distraktioner diktera din vardag kommer dina drömmar och mål försvinna i de distraktionerna. Du behöver ta kontroll över dina prioriteringar.

Använd tidsblock

Om man ska ta många jobbannonser på allvar tror många företag fortfarande att multitasking är en bra sak. ”Att kunna hålla många bollar i luften” är en klassisk fras i dessa annonser. Och visst, det är lätt att förstå tanken. Men vi människor är ganska dåliga på att hålla fokus på många saker samtidigt, så varför ska vi forma en arbetsdag på ett sätt som inte passar vår produktivitet?

När du har viktiga saker att göra prioriterar du dem. Men när andra saker hela tiden pockar på uppmärksamheten är det inte helt lätt att hitta fokus.

Sätt av en bestämd tid för det du ska göra. Och gör den tiden helig.

Det här är bra för att du vet att det är en specifik tid du ska göra arbetet, inte bara ”tills det är klart”. Det är svårt att fästa fokuset till flytande tider.

Men tidsblock begränsar också tiden du lägger ner på arbetet. Om du vet att du ska ha gjort si och så mycket eller hela uppgiften när tidsblocket är över kommer du hitta ett sätt att göra det. Det är lättare att vara produktiv och få mycket gjort när du vet att du har begränsad tid.

Det här kommer från den Parkinsons lag som lyder:

En arbetsuppgift kommer att utvidga sig så att den fyller den tid som är tillgänglig för att utföra den.

Parkinsons lag

Genom att begränsa din tid kommer du sluta slösa med din viktigaste resurs. Det hjälper dig också skala av lite perfektionism. Det är viktigare att få det gjort än att hålla på och plottra i det oändliga efter det perfekta. Om det behövs kan du alltid komma tillbaka till uppgiften senare och förbättra den. Men då har du också en färdig utgångspunkt att börja från.

Pomodoro-tekniken

För att göra tidsblocken mer produktiva brukar jag dela upp dem i intervaller på 25–30 minuters arbete, med 5–10 minuters paus innan nästa intervall.

Om ditt tidsblock är längre än 2 timmar kan det vara fint att med en längre bensträckare efter de två timmarna. På det viset minskar du risken att tappa fokus på uppgiften.

Den här tekniken kallas Pomodoro-tekniken. Du har kanske hört talas om den tidigare, då den varit en populär teknik bland produktivitetsentusiaster.

Staka ut din riktning och prioritera därefter

Med små förändringar kan du åstadkomma mycket. Om du förbättrar ditt sätt att arbeta med 1% om dagen, kommer du i slutet av året ha gjort stora framsteg – och åstadkommit en hel del.

Börja med att staka ut en riktning, och prioritera de saker som tar dig ditåt. Därefter handlar det mer om vad som fungerar för dig än hur det helt specifikt ”ska” se ut.

Läs liknande artiklar

Tyckte du om artikeln? Få fler bra texter i nyhetsbrevet: